Memberikan pelayanan prima dan optimal demi terselenggaranya Good Corporate Governance serta memudahkan pelayanan dan persuratan satuan pendidikan di Cabang Dinas Pendidikan  Wilayah 1 Propinsi Jawa Tengah merupakan latar belakang Lounching Aplikasi ‘Pepes Nila” yang merupakan Akronim dari Pengelolaan Persuratan dan Ijazah Sekolah SMA,SMK dan SLB di  Cabang Dinas Pendidikan  Wilayah 1 Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi Jawa Tengah.

Terselenggaranya Lounching Aplikasi Pepes Nila, merujuk pada Surat Cabang Dinas Pendidikan Wilayah 1 Provinsi Jawa Tengah nomor 005/1516 perihal Undangan Kegiatan Sosialisasi dan Lounching Aplikasi Pepes Nila,  pada Rabu, 13 September 2023 bertempat di Aula SMAN 2 Semarang Jalan Sendang Guwo Baru No.1 Semarang. Kegiatan tersebut dibagi menjadi 2 termin yaitu termin 1 dilaksanakan pada Pukul 08.00-10.00 WIB dengan peserta para Kepala Sekolah yang berada diCabang Dinas Pendidikan Wilayah 1 Provinsi Jawa Tengah,  dengan agenda kegiatan Sosialisasi dan Lounching Aplikasi Pepes Nila, sedangkan termin 2 dilaksanakan pada pukul 11.00 sampai dengan 13,00 WIB dengan agenda Sosialisasi dan Pelatihan  Aplikasi Pepes Nila dengan audience Para Kepala Tata Usaha Satuan Pendidikan di Cabang Dinas Wilayah 1 Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi Jawa Tengah.

Pada acara Lounching Aplikasi Pepes Nila dibuka oleh Kepala Cabang Dinas Pendidikan Wilayah 1 Provinsi Jawa Tengah Dr.Siswanto,M.Pd,  Beliau menyampaikan ucapan terimakasih atas kehadiran para Kepala Sekolah dan para Kepala Tata Usaha se Cabang Dinas Pendidikan Wilayah 1 Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi Jawa Tengah dan memberikan apresiasi setinggi-tingginya kepada Kasubag Cabang Dinas Wilayah 1 Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi Jawa Tengah, Angky Mayang Saswati,S.Psi.,M.Si. atas  inovasinya serta mampu berpikir out of the box dengan  menciptakan Aplikasi Pepes Nila, sebuah karya yang sangat dibutuhkan untuk pengeloalaan persuratan dan ijazah sekolah. Dalam sambutannya Kepala Cabang Dinas wilayah 1 Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi Jawa Tengah  selalu menyerukan kepada jajaran dinas pendidikan agar selalu siap untuk  berinovasi, selalu semangat untuk bersinergi dan juga selalu bersemangat untuk melayani. Beliau juga menambahkan bahwa Aplikasi Pepes Nila ini diharapkan dapat menghemat waktu, tenaga, biaya dalam pengelolaan administrasi persuratan dan optimis jika aplikasi ini  menjadi brenchmarking bagi Cabang Dinas Pendidikan Wilayah yang lain yang ada di lingkungan Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi Jawa Tengah.

Dalam paparan presentasi Pepes Nila, Kasubag Cabang Dinas Pendidikan Wilayah 1 Provinsi Jawa Tengah Angky  Mayang Saswati,S.Psi,.M.Si. mengungkapkan bahwa ide pembuatan aplikasi ini disamping sangat bermanfaat bagi kemajuan Sistem Informasi dan Teknologi khusunya dalam bidang  pengelolaan persuratan sehingga tertib dalam pengarsipan, memudahkan pencarian dokumen surat, dan juga sebagai bentuk gebrakan dalam tata kelola administrasi persuratan dan kearsipan, hal ini juga berlaku untuk pengelolaan pengurusan dan ijazah sekolah, dimana nilai krusial dari sebuah ijazah sebagai dokumen penting sehingga tingkat otentik, keamanan, kevalidan dan agar menghindari penyelewengan penggunaan ijazah oleh pihak yang tidak bertanggungjawab menginspirasi pembuatan Aplikasi Pepes Nila ini.

Beliau juga menjelaskan  bahwa  satuan pendidikan yang mempunyai hak akses dalam penggunaan aplikasi ini hanya kepala sekolah dan kepala tata usaha karena masing-masing memiliki akun untuk mengakses aplikasi Pepes Nila ini. Secara teknik penggunaan aplikasi ini hanya dapat diakses oleh satuan pendidikan demi keamanan data, jika ada masyarakat yang membutuhkan untuk melakukan legalisir ijazah, permintaan surat keterangan pengganti ijazah dapat menghubungi satuan pendidikan tempat alumni tersebut kemudian satuan pendidikan melakukan verifikasi serta membuat surat permohonan penggantian ijazah kepada subag tata usaha cabang dinas pendidikan wilayah 1 provinsi Jawa Tengah melalui Aplikasi Pepes Nila.

Dukungan terhadap Aplikasi Pepes Nila sendiri diberikan oleh berbagai dinas dan instansi antara lain Sekretaris Daerah Propinsi Jawa Tengah, Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi Jawa Tengah,  Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah,  Cabang Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Wilayah 1 Provinsi Jawa Tengah, Seluruh Kepala Sekolah dan Kepala Tata Usaha di   Cabang Dinas Pendidkan Wilayah 1 Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi Jawa Tengah.

Acara kemudian dilanjutkan dengan demonstrasi penggunaan aplikasi Pepes Nila dalam hal ini disampaikan oleh Kepala SMK Negeri 9 Semarang, Arif Ediyanto,S.Pd,M.Pd. Beliau menerangkan secara detail tahapan serta langkah langkah dalam pengelolaan aplikasi ini mencakup pengelolaan kearsipan persuratan dan juga pengelolaan seputar pelatyanan ijazah sekolah. Para Peserta sangat antusias menyimak dan memperthatikan setiap langkah penggunaan aplikasi pepes nila ini dengan keaktifan audiens dalam sesi tanya jawab seputar pengoperasian Aplikasi Pepes Nila, Seluruh Audience pada acara Lounching Aplikasi Pepes Nila ini berpendapat  bahwa aplikasi ini sangat bermanfaat bagi birokrasi persuratan dan pengelolaan ijazah sekolah sehingga setiap sekolah mampu menciptakan pelayanan prima kepada pihak baik alumni maupun masyarakat secara luas.

Acara ditutup dengan testimoni dari perwakilan Kepala Sekolah antara lain Drs. Bambang Sujatmiko,M.Si Kepala Sekolah SMKN 4 Semarang,  Sri Sugiarti, S.Pd,M.Pd, Kepala SLB Negeri Semarang, Drs. Yuwana M.Kom Kepala SMA Negeri 3 Semarang, Maria Coleta OSF Kepala Sekolah Sedes Sapiente Semarang, Para Kepala Sekolah ini menyatakan Lounchingnya Program Aplikasi Pepes Nila ini sangat bermanfaat bagi Satuan Pendidikan dan mampu mengurai benang kusut kasus belum terdokumentasikannya adminstrasi persuratan secara benar dan terstandar dan juga mencegah pengelolaan permasalahan seputar ijazah sekolah sehingga mampu menghindari tindak penyelewengan atau kriminalisasi perdata dalam penggunaan serta pelayanan ijazah sekolah oleh pihak yang tidak bertanggung jawab, serta Aplikasi Pepes Nila ini lebih sederhana dan mudah dalam pengoperasian dan yang terpenting aplikasi ini sangat efektif dan efisien dalam permasalahan birokrasi persuratan karena mampu menghemat waktu, dana, tenaga didalam pengurusan persuratan dan ijazah sekolah. 

Baca juga di :
https://www.smk4smg.sch.id
Penulis : Ice Faulia, S.Pd M.Si (Waka Humas dan Hubbin SMKN4 Semarang)
Editor : Nenden Oktafia, S. Kom